5.4.1  化验室在建设和运行中产生的图纸、记录、报告等资料，如设计和施工图纸、人员培训记录、采购信息、仪器设备档案、原始记录、检测报告、废弃物处理处置记录等信息资料，都必须建立档案，以保证其溯源性。档案的储存环境须满足防火、防潮、防蛀、防盗、防晒、防高温等要求。有条件的化验室可建立信息化管理系统，包含系统管理、资源管理、样品管理、数据采集与录入、质量控制管理、报表打印管理等功能模块，可以大大提高工作效率，降低运行成本，提高化验室的管理水平。

5.4.2  为安全有效的保存档案资料，需建立资料查阅、复印登记等管理制度，对重要资料、文档、数据要采取相应的技术手段进行加密、存储和备份。对于加密的数据要保证其可还原性，防止重要数据的遗失。

5.4.3  对计算机内的重要数据要定期制作数据的备份并异地存放，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复。备份数据不得更改。

5.4.4  为加强原始数据的管理，对原始记录、检测报告等必须定期、完整、真实、准确地保存，保存期限至少5年，由专人负责保管，并检查档案有效性，对超过保存期限的档案资料应设置标识予以区分，销毁时做好记录。